发廊如何进行电脑化管理?

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本文主要就美容美发店采用电脑化管理应了解什么样的信息？需要投入多少人力物力资源？如何挑选优秀的管理软件？电脑化管理能给美容美发店带来什么样的好处等，做了详细的描述。
       随着美容美发行业的发展壮大，很多美容美发店已经走向企业化，以前的家族式、手工式管理模式已经很难适应实际的管理需要了。因此，随着电脑应用的普及，美容美发管理软件也应时势而出。美容美发店实行电脑化管理相当于为经营者增添了一名全能的管理高手和称职的财务总监，完善了财务管理和库存管理；避免了前台收银、库存管理和员工管理上的漏洞；完善了会员卡管理制度和消费服务环节；最大程序地节约了经营成本和人事成本；在顾客管理方面，强化了美容院的顾客服务流程，提升了美容师的专业素质和服务品质。运用功能强大的管理软件使美容美发店步入专业化、规范化、程序化的发展轨道，解决了经营发展的瓶颈，提升了竞争优势和经济效益。 美容美发管理软件从倡导进入市场到现在已经有五、六年的时间了，有相当多的一部分客户在不同程度上已经接触或了解过相关类似的管理软件。美容美发管理软件对他（她）们来说已不再是新鲜的事物了，对管理软件的需求也越来越合理，越贴近于实际的管理。所以这些用户在选择相关的管理软件时，不会一时冲动去购买某一家的软件，而是充分比较了解后再决定购买。
一、电脑设备配置
1、按店铺规模分类 小型店（选用单机版）：一般小型美容美发店可以选用单机版软件，即只在一台电脑上安装使用软件的全部功能； 大型店（选用局域网版）：对于一些大型美容美发店来说，一台电脑显然是不能满足使用的需要，各个部门可能都需要电脑来管理同一个数据库，因此需要组建成一个局域网来使用。在局域网里的每台电脑都可以使用全部软件功能，当然也可以根据不同的部门及人员设定不同的使用权限。如下图所示，可以根据实际需要配备电脑数量，可以不必具备宽带上网条件。 连锁店（选用网络版）：一些大型店可能不只有一个店铺，如果需要多家店铺连锁管理，可以选择网络版管理，并根据各分店的情况配备电脑的数量。 每个分店至少要有一台电脑，而且必须具备宽带上网的条件。
2、电脑设备说明 数据服务器：这里所说的服务器并不是指一定要采用专业的服务器电脑，而是指这台电脑是用来充当这套管理系统软件的服务端，用来存放数据库用的。可以挑选一台性能较好的PC机（个人电脑）作为数据服务器；客户端电脑：收银台、经理室、财务室、顾问咨询台、库房等所用电脑可以是一般台式电脑或移动笔记本电脑，配置为目前流行的经济型电脑就可以了；客户自助区或展示电脑：它是用来供客户自助操作查询会员信息，修改个人密码，查看商品介绍及服务项目资料用的；平时也可以用来展示宣传图片用。可以采用一般的台式电脑，如果有条件，可以选用先进的触摸屏电脑终端；

二、其他硬件设备配置 报表打印机：用来打印营业报表、财务报表、商品调拨、商品批发、商品出入库等；使用部门为财务室、仓库等部门；可以选用喷墨打印机或24针宽行针式打印机。建议使用喷墨打印机比较经济点，但正规的单据打印应采用针式打印机。 小票打印机：用来打印前台收银的消费小票、充值小票、服务单、定金单、还款单等；使用部门为收银台；可以根据需要来选择小票据打印机，如果只要打印单联票据的，可以选购热敏式；需要打印多联票据的，必须选择针式打印机。一般小票打印宽度为76mm及58mm两种，推荐使用博施BS- 210KⅡ针式76mm票据打印机。磁卡阅读器：用来读取会员磁条卡上的号码信息，并供客户输入会员卡密码之用；使用部门为收银台； 皮肤测试仪（或发质测试仪）：用来检测客户皮肤或发质症状，建立客户检测资料存档，从而根据这些症状资料推荐相应的护理疗程；使用部门为美容（或美发）顾问咨询台； 摄  影  头：用来给客户或员工拍照，建立客户资料档案及员工档案资料；使用部门为收银台或咨询台；
三、宽带上网 单店版或局域网版软件在使用上虽然不需要上网，但随着互联网的发展，我们的生活及工作越来越离不开互联网，它可以给我们带来大量的信息及便利。尤其是通过互联网进行信息的沟通与交流，提供了很大的方便，也有利于与软件售后服务人员取得及时的联系及远程控制帮助。因此，如果条件允许，最好具备宽带上网条件。 在连锁店网络版管理系统中，由于各分店需要向总店传输数据资料，因此每个店必须具备宽带上网的条件；

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四、人员配置 人数要求：人员的配置要根据店的实际情况及班次而定，一般每个收银台配备2~3个收银员； 素质要求：操作电脑的人员应懂一定的电脑基础知识（至少要会打字）；还要具备一定的财务管理知识，仓库进销存管理知识。现在随着电脑的普及、文化教育水平的提高，具备这些基本知识的人员很多，员工的招聘也比较容易；操作人员的文化素质将直接影响到软件管理的使用效果。
五、软件选购 美容美发行业在我国是一个极其庞大服务行业，它从业人数众多，而且随着社会经济的增长，人们生活水平的提高而蓬勃发展。美容美发行业电脑化管理的概念，随着一些软件公司几年来的努力推广宣导，已普遍为这个行业所接受，因而这个行业也蕴含巨大的软件销售商机。 目前，各家软件公司纷纷开发出美容美发管理软件，但软件品质参差不齐，鱼目混珠，或只有一个空的框架，没有实用的功能。
因此，在这里我提供一些选购美容美发管理软件的办法以供参考。我个人认为，软件的价值不在于软件的价格的高低，而在软件功能是否齐全、实用性，以及最终能给使用者带来什么样的价值。因此，在软件的选购上，应遵循把软件的功能放在第一位，售后服务放在第二位，价格放在第三位的原则来选购适合自己店铺使用的管理软件。充分了解该软件公司的技术优势及核心竞争力，避免盲目引进劣质管理软件，浪费大量的人力物力，影响店里的正常运作。 1、 软件功能： 主要表现在设计合理规范、操作界面简洁友好、使用快捷方便、内容易懂便于培训、易于安装实施、功能全面上。美容美发管理软件的主要功能应包括：顾客管理、会员管理、咨询管理、收银管理、服务管理、仓库管理、员工管理、财务管理、数据查询及分析等功能模块。最重要的就是营业收银及员工提成的管理。 采用这些管理功能前后的优势说明如下： 顾客管理： 原来：当客户的数量快速增长时，企业对客户的掌控能力就急剧减弱。客户的信息写在笔记本里，分散在每个美容师的脑子里，有效分享困难。顾客资料靠手工记录，纸张管理，员工记账无法统一，计算容易出错，查询不方便，无法系统掌握顾客需求、购买能力、来店频率，消费层次，无法准确、全面、科学统计顾客消费记录；靠美容师与顾客联络感情，很容易流失； 现在：计算机管理档案，自动对顾客身份识别。清楚掌握顾客的消费层次，消费能力，全面的消费记录查询功能，完善了顾客管理，提高顾客忠诚度。 会员管理： 原来：没有采用电脑管理，或根本没有会员制管理，不能有效地巩固顾客群，客户流动性大。或虽有会员卡制，但也不能有效地预收会员定金，管理不方便，容易出错及漏洞大。 现在：可以让会员预存金额，从而享受不同级别的会员折扣。筹集资金用于更多的项目建设。管理方便，账目清晰易查。而且顾客采用会员卡付款避免了收银上的很多麻烦，更有提高营业效益的作用。 咨询管理： 原来：顾客的咨询档案采用书面表格登记，保存、查找、对比很不方便； 现在：可以用电脑来存放大量的顾客咨询、检测档案咨询，查找速度快，对比效果明显；对于美容美发顾问的工作来说档次有了进一步的提高； 财务管理： 原来：手工进行财务统计，耗时、耗力、耗人，工作效率低下，又无法及时提供准确的营业报表；员工提成计算复杂烦琐，不全面。无法了解全面的营业状况。 现在：专业全能的财务总监，日月年营业额统计、汇总、核算、产品销售统计、所有营业账目等复杂工作瞬间准确完成，电脑自动计算员工的提成和工资，再也不用熬夜计算了。 库存管理： 原来：产品库存管理耗时、耗力、耗人，又烦琐；库存多人管理，无法避免产品丢失或浪费；库存数据不准确不及时，容易造成品积压、断货。 现在：专人负责，电脑自动核算盘点，可设置产品警戒线，避免产品积压和断货，避免库存管理的漏洞。 员工管理： 原来：员工流动造成技术不稳定，影响顾客满意度，不利于与顾客关系的建立，员工流动容易带走老顾客；美容师自己开店参与竞争。 现在：顾客资料由店管理，避免员工流动带走顾客。完善的员工提成功能让每一位员工都明明白白自己的业绩，稳定一流的员工，激发员工的工作热情。 服务管理： 原来：没有电脑管理，只能采用表格或卡片式扣划来记录顾客每一次的消费情况及服务员工。不能及时计算员工的服务提成，查询不方便。 现在：查询快捷方便，及时记录每次参与服务的员工及计算提成金额。而且具有自动项目卡、疗程卡使用提醒功能。 收银管理： 原来：手工收银，只能人为的记录营业状况，经营者无法放权，又无法避免隐性营业额的流失；收银制度不规范，导致顾客讨价还价拖欠款；顾客消费金额计算、折扣、找零麻烦。 现在：明确每一笔消费记录，真实记录顾客的消费记录；科学规划管理，通过会员卡刷卡方式消费，避免顾客拖欠款，也避免了收银的漏洞，经营者可以完全放手收银人员；提供现金、会员卡、积分、优惠券、红利、免单等多种多样的消费方式。提高顾客消费忠诚度。 软件功能的是否齐全，还表现在它是否具有：支持多种仪器或外围设备接口（如：支持钱箱接口功能、皮肤/发质检测仪、刷卡机等），支持多账套管理，支持营业周期设定管理，会员折扣设置灵活，自动提醒功能强大，库存月结处理等。每个功能不但要做得细，还要操作简便，易教易学。 2、 售后服务 一个优秀的产品背后必定会有一个优秀的公司，更会有一支优秀的售后服务团队。因此，选择软件也要注重了解该产品是否出自一个优秀的公司，了解它在该行业是否有一定的开发经验，它是否有优良的售后服务。一些专业的软件开发公司如果没有了解美容美发这行业的相关需求，忽忽开发出来的管理软件也不一定适用。售后服务做得好也就等于给软件正常运行使用提供了一个保障。购买软件也要详细了解该公司承诺提供的服务内容。 现在很多软件公司都提供一段免费的服务期，超过了这段时间，都要实行有偿收费服务方式。现在也只有实行有偿服务的方式才会有优质的售后服务。服务内容一般为：软件操作培训、数据维护及软件升级等。 3、 软件价格： 商家每一个产品的背后，都存在一定的成本及利润，这样商家才能生存与发展，开发出更好的产品。管理软件也一样需要巨大的开发成本及服务成本。俗话说“好货不便宜”，软件价格的高低自有它市场的定价规律，因此，店家在挑选管理软件时不应只关注软件的价格。要挑选性价比最好的一家公司的软件。

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六、电脑安全管理 采用了电脑化管理之后，也不是说从此高枕无忧，它同样存在着一定的风险。因为所有营业资料、客户信息都在电脑磁盘上，万一数据丢失，将给使用者带来不可估计的损失。因此，做好电脑数据安全管理是非常重要。 采用电脑化管理后，要制定严格的计算机使用管理制度，明确相关责任人员，坚持做好每天的数据备份，备份数据至少保存一个月以上的内容。配合简单的手工登记工作及原始凭证保管工作，这是必要的，好像银行那么大的电脑管理系统一样，也要进行一些手工记录工作。 在进行电脑使用安全管理过程中，经验告诉我们，应特别注意：1、因电网不稳定或人为因素损成硬盘损坏；2、员工有意（或无意）修改、破坏营业数据；3、电脑设置被盗窃（这种情况也不少）。

七、营业数据分析 作为老板最需要了解店里的营业情况，但老板又不可能时时守在店里充当收银员，因此，老板采用电脑化管理后，只需要定期查询电脑上的各种营业数据或报表，进行相关的数据分析就可以了，从而制定下一步营销策略。 老板需要了解的是店里每天收了多少钱，每月工资发了多少，总收入是多少，实际收入增加了没有，那些产品最好卖，哪些服务最好卖，哪些员工业绩最好，哪些会员最忠诚，哪些会员要跑了，近期哪些会员要过生日，哪些产品要没货，仓库还有多少存货，今天来了多少客人等。功能完善的管理软件都会提供各种数据准确的、齐全的报表查询与打印功能。

八、作为经营者应具备哪些管理知识？ 根据实际调查情况来看，大多数软件应用者并不是老板，而是前台收银等电脑操作员，她们的素质、文化水平不同，接受能力也各不相同。软件的正常使用率并不高。主要是电脑设备的软硬件设施对软件的正常使用有一定的影响，软件本身与实际运用情况的结合度也是一个因素，加上电脑操作人员流动快、电脑知识少等方面，导致电脑化管理并没有真正应用起来。 若要完全采用电脑化来管理，就必须要求软件的应用者（管理层）自身具备一定的管理知识，包括美容美发店的市场策划（各种数据的设置、数据分析）、财务知识（收银、营业统计、员工提成）、库存管理知识（进销存管理）、档案管理（顾客资料、会员资料）、电脑日常维护知识等；而且还要具有电脑化管理的超前意识。如果作为管理者（包括电脑操作员），对电脑信息化管理的认知及应用领会能力各不相同。也就无法领会这种电脑管理的模式，看懂电脑统计的经营数据报表。 作为经营者，还应具备风险意识及防范能力，在防备电脑数据丢失的同时，也应防备电脑操作人员的突然流失，做好内部员工的各种知识培训工作。电脑操作人员突然辞职，不但影响到正常的营业运作，还可能带来数据丢失，保密信息的泄露不良情况。 凡事有利必有弊，从时代的发展及实际的应用情况来看，美容美发店采用电脑化管理利大于弊，能为管理者带来很大的管理便利与经济效益。美容美发店实现电脑化管理势在必行！